Política de Tratamiento de la Información de Refurbi

1. Objetivo

El objetivo de esta PTIG es establecer los estándares básicos en Refurbi que directores y otros funcionarios, empleados regulares, empleados a término fijo, empleados por obra o labor, trabajadores de tiempo parcial y completo, trabajadores en misión, contratistas (y sus subcontratistas), cualquier persona que directa o indirectamente esté relacionada con Refurbi y todas las entidades y organizaciones ligadas con Refurbi por una relación de dominio o cuya gestión, por cualquier otro titulo, sea responsabilidad de Refurbi (en adelante el “Personal Refurbi”) deben cumplir en materia de protección de datos.

 

2. Alcance

Esta PTIG vincula al Personal Refurbi definido al inicio del presente documento, al igual que a cualquier persona física que decida dar su consentimiento a Refurbi para el tratamiento de sus datos personales.

 

3. Definiciones

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

Datos sensibles: Aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación;

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta de Refurbi o sus empresas como Responsable de los datos;

Política de Tratamiento; Política o PTIG: Se refiere al presente documento, como política de tratamiento de datos personales aplicada por Refurbi de conformidad con los lineamientos de la legislación vigente en la materia en cada una de las jurisdicciones donde opera;

Proveedor: Toda persona natural o jurídica que preste algún servicio a Refurbi en virtud de una relación contractual/obligacional;

Cliente: Toda persona natural o jurídica que adquiera un servicio de Refurbi en virtud de una relación contractual/obligacional;

 

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos, para efectos de esta PTIG, ejercerá como Responsable, en principio, Refurbi y sus empresas;

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento, sea cliente, proveedor, empleado, o cualquier tercero que, debido a una relación comercial o jurídica, suministre datos personales a Refurbi;

Transferencia: Se refiere al envío por parte de Refurbi como Responsable del Tratamiento o un Encargado de los datos, a un tercer agente o persona natural/jurídica (receptor), dentro o fuera de una jurisdicción en específico para el tratamiento efectivo de datos personales;

Transmisión: se refiere a la comunicación de datos personales por parte del Responsable al Encargado, ubicado dentro o fuera de una jurisdicción en específico, para que el Encargado, por cuenta del Responsable, trate datos personales;

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

4. Responsabilidades

Oficial de Protección de Datos: responsable de responder a los Titulares en el ejercicio de los derechos como queja, rectificación, actualización, consulta, o solicitud de acceso o de sustracción de datos. También representa a Refurbi ante autoridades competentes.

 

5. Política

Refurbi y sus empresas a nivel global reconocen que el Titular de los datos personales tiene derecho a contar con una expectativa razonable de su privacidad, teniendo en todo caso en cuenta sus responsabilidades, derechos y obligaciones con Refurbi. En virtud de la relación que se establezca entre el Titular y Refurbi, éstas recolectan, almacenan, usan y transmiten o transfieren datos personales, a compañías localizadas en los países donde opera. Los datos personales son utilizados para:

• Experiencia en la navegación del sitio web, así como su eficiencia, desarrollo y gestión;
• Ejecución del contrato suscrito con Refurbi o cualquiera de sus empresas a nivel global;
• Pago de obligaciones contractuales;
• Envío de información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de las mismas;
• Soporte en procesos de auditoría externa/interna;
• Envío/Recepción de mensajes con fines comerciales, publicitarios y/o de atención al cliente;
• Registro de la información de los Empleados en la base de datos de Refurbi, en lo que corresponda;
• Registro de la información de los Proveedores en la base de datos de REFURBI, en lo que corresponda;
• Registro para el ingreso a instalaciones de Refurbi y su sitio web;
• Registro de la información de los Clientes en la base de datos de Refurbi, en lo que corresponda;
• Contacto con Empleados, Proveedores, Socios Comerciales y/o Clientes para el envío de información relacionada con la relación contractual, comercial y obligacional que tenga lugar;
• Recolección de datos para el cumplimiento de los deberes que como responsable de la información y datos personales, le corresponde a Refurbi y sus empresas a nivel global;
• Con propósitos de seguridad o prevención de fraude;
• Para proporcionarle un efectivo servicio al Cliente;
• Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato o la relación entre el Titular y Refurbi y/o sus empresas a nivel global;
• Cualquier otra finalidad de conformidad con la autorización que por el Titular haya sido otorgada a favor de Refurbi y/o sus empresas a nivel global.

Refurbi también informa que, el Titular en calidad de Empleado, Proveedor, Cliente y/o Socio Comercial, sus Datos Personales son únicamente recolectados para la identificación de su cargo, oficio, profesión o calidad de comerciante, por lo cual los mismos responden a ser de naturaleza pública, no siendo requerida su autorización previa, expresa e informada. En cualquier caso, aun siendo de naturaleza pública, el Titular está facultado para ejercer los derechos que lo protegen como titular de Datos Personales.

Si el Titular proporciona Datos Personales a Refurbi o a sus empresas a nivel global, ésta información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, y Refurbi no procederá a vender, licenciar, transmitir o divulgar la misma fuera de Refurbi y sus empresas a nivel global, salvo que (i) el Titular autorice expresamente a hacerlo; (ii) sea necesario para permitir a nuestros contratistas o agentes prestar los servicios que les hemos encomendado; (iii) con el fin de proporcionarle nuestros servicios al Titular; (iv) sea divulgada a las entidades que prestan servicios de marketing en nuestro nombre o a otras entidades con las cuales tenemos acuerdos de mercadeo conjunto; (v) tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión u otro proceso de restructuración; o (vi) según sea requerido o permitido por la ley y la regulación local aplicable en la respectiva jurisdicción.

A fin de poner en práctica los propósitos descritos anteriormente, los datos personales del Titular podrán ser divulgados con los fines dispuestos con anterioridad al Personal Refurbi (con base en el principio de ‘Need-to-Know’), encargados, consultores, asesores y a otras personas y oficinas según corresponda.

Refurbi y sus empresas podrán subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente Refurbi subcontrate con terceros el procesamiento de la información personal del Titular o proporcione la información personal de dicho Titular a terceros prestadores de servicios, Refurbi advierte a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, se les prohíbe el uso de la información personal para fines propios y se les impide que divulguen la información personal a otros.

De igual forma Refurbi y sus empresas a nivel global podrán transferir o transmitir (según corresponda) los datos personales del Titular a otras compañías en el extranjero por razones de seguridad, eficiencia administrativa y mejor servicio, de conformidad con las autorizaciones de cada una de estas personas. Refurbi y sus empresas han adoptado las medidas del caso para que esas compañías implementen en su jurisdicción y de acuerdo con las leyes a ellas aplicables, estándares de seguridad y protección de datos personales similares a los previstos en este documento y en general en la política de Refurbi sobre la materia. En el caso de transmisión de datos personales, se suscribirá el contrato de transmisión a que haya lugar en los términos aplicables a la legislación y regulación local en cada jurisdicción.

Adicionalmente, informamos al Titular que una vez cese la necesidad de tratamiento de sus datos, los mismos podrán ser eliminados de las bases de datos de REFURBI o sus empresas a nivel global o archivados en términos seguros a efectos de que solamente sean divulgados cuando a ello hubiere lugar de acuerdo con la ley y la regulación local aplicable en cada jurisdicción.

 

6. Conservación, Supresión y Eliminación de Datos Personales

Los datos personales serán conservados únicamente durante el tiempo que resulte necesario para cumplir con la finalidad para la cual fueron recolectados, o mientras exista una obligación legal o contractual que exija su conservación.

Una vez cumplida la finalidad del tratamiento y agotados los términos legales aplicables, la Compañía procederá a la supresión o eliminación segura de los datos personales, mediante los siguientes mecanismos internos:

• Eliminación permanente de bases de datos digitales mediante protocolos de borrado seguro.
• Depuración de archivos físicos mediante destrucción segura.
• Anonimización de la información cuando aplique para fines estadísticos o históricos.
• Registro interno del procedimiento de eliminación realizado.
• En todo caso, la supresión no procederá cuando exista un deber legal o contractual que obligue a conservar la información.

 

7. Derechos del Titular

De conformidad con las leyes y regulaciones aplicables en cada jurisdicción, los derechos que al Titular le asisten en relación con sus datos personales son:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Refurbi y sus empresas a nivel global como Responsables del Tratamiento o Encargados del Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a Refurbi o a sus empresas como Responsables del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento de conformidad con la ley y regulación local aplicable en cada jurisdicción;
3. Ser informado por Refurbi y sus empresas, como Responsables del Tratamiento o por el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a los datos personales del Titular;
4. Presentar ante las autoridades competentes en la jurisdicción aplicable las quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente PTIG y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantias legales y regulatorios aplicables en cada jurisdicción donde opera Refurbi y sus empresas a nivel global;
6. Acceder en forma gratuita a los datos personales del Titular que hayan sido objeto de
7. Rectificación: El Titular tendrá derecho a obtener sin dilación indebida de Refurbi la rectificación de los datos personales inexactos que le conciernan. Teniendo en cuenta los fines del tratamiento, el Titular tendrá derecho a que se completen los datos personales que sean incompletos, inclusive mediante una declaración adicional;
8. Derecho al olvido;
9. Derecho a la limitación del tratamiento;
10. Derecho a que Refurbi como Responsable comunique cualquier rectificación o supresión de datos personales o limitación del tratamiento efectuada;
11. Derecho a la portabilidad de los datos personales;
12. Derecho a la oposición y decisiones individuales

Dentro de esta PTIG el Titular podrá encontrar el procedimiento a través del cual REFURBI y sus empresas a nivel global garantizan el ejercicio de todos los derechos del Titular.

 

8. Procedimientos para el ejercicio de los derechos del Titular

a.     Procedimiento para Consultas

Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en las bases de datos de la Compañía.

Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud.

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días hábiles, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

b.     Procedimiento para Reclamos

El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan un presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo.

El reclamo deberá contener como mínimo:

• Identificación del titular.
• Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
• Dirección física o electrónica de contacto.
• Documentos que se quieran hacer valer.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción para que subsane las fallas.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la nueva fecha de respuesta, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

c.     Custodia y Conservación de las Autorizaciones

La Compañía conservará prueba de la autorización otorgada por los titulares para el tratamiento de sus datos personales, mediante mecanismos físicos, electrónicos o digitales que permitan su consulta posterior.

Las autorizaciones serán almacenadas en sistemas internos seguros, con acceso restringido únicamente al personal autorizado.

Se implementan medidas técnicas y administrativas para garantizar la integridad, disponibilidad y confidencialidad de dichas autorizaciones, conforme a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables.

La conservación de la autorización se mantendrá durante el tiempo que subsista el tratamiento de los datos personales y por el término adicional que establezcan las normas legales aplicables.

Si el Titular tiene preguntas acerca de esta PTIG, o cualquier inquietud o reclamo respecto de la administración de la PTIG, puede comunicarse con Refurbi a través de cualquiera de los siguientes medios:

En Colombia:

Refurbi Colombia SAS

Dirección: Autopista Medellín Km. 7, Celta Trade Park, Bodega 89-6, 250027, Funza, Cundinamarca, Colombia.

 

En México:

Refurbi S.R.L. de C.V.

Dirección: Av. Magdalena 133, Col del Valle Norte, Benito Juárez, 03103, Ciudad de México, CDMX, México.

 

En Estados Unidos:

Refurbi LLC

Dirección: 1007 N Orange St. 4^th Floor 307, 19801, Wilmington, USA.

 

En el caso de ejercicio de queja, rectificación, actualización, consulta, o solicitud de acceso o de sustracción de datos, el Titular deberá remitirla a cualquiera de los siguientes correos electrónicos: protecciondedatos@refurbi.com

 

9. Vigencia

La presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales entra en vigor a partir del 01 DE DICIEMBRE DE 2023 y permanecerá vigente mientras la Compañía desarrolle las actividades propias de su objeto social que impliquen el tratamiento de datos personales.

Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta Política.

La presente Política se ajusta a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que las modifiquen o complementen, así como a las directrices emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

10. Revisión de las Directrices

Refurbi revisará periódicamente, corregirá y/o modificará el contenido de esta PTIG.

Actualizada: 02 de marzo de 2026